TEMA 25
DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
EL REGISTRO DE ENTRADA Y SALIDA DE DOCUMENTOS. REQUISITOS EN LA PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS. DERECHOS DE LOS CIUDADANOS EN SUS RELACIONES CON LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA. DERECHOS DE ACCESO A ARCHIVOS Y REGISTROS PÚBLICOS. CLASES DE DOCUMENTOS.
INTRODUCCIÓN
En
este tema abordamos el estudio de los documentos administrativos, como base de
la actividad administrativa, centrando nuestro desarrollo en el registro de
documentación, su acceso, clases de archivos, ordenación de los mismos y
derechos que asisten a los ciudadanos en sus relaciones con la Administración.
Por
tanto, en nuestro estudio de este tema debemos alcanzar los siguientes
objetivos:
§
Comprender el concepto de documento administrativo y establecer sus
diferencias con los documentos de los ciudadanos.
§
Discernir los tipos de documentos administrativos presentes en un
procedimiento administrativo.
§
Establecer los requisitos que deben cumplir los documentos presentados
por los ciudadanos ante la Administración.
§
Comprender los distintos tipos de copias de documentos que pueden ser emitidas por la
Administración, estableciendo sus semejanzas y diferencias.
§
Entender el concepto de desglose de documentos.
§
Entender
los sistemas de formación de expedientes administrativos.
1. EL REGISTRO DE ENTRADA Y SALIDA DE DOCUMENTOS
1.1.Reglas generales
Se
recogen en la Ley 30/1992,[1]
26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del
Procedimiento Administrativo Común, artículo 38, en los siguientes términos:
§ Los órganos administrativos
llevarán un registro general en el que se hará el correspondiente asiento de
todo escrito o comunicación que sea presentado o que se reciba en cualquier
unidad administrativa propia. También se anotarán en el mismo, la salida de los
escritos y comunicaciones oficiales dirigidas a otros órganos o particulares.
§ Los órganos administrativos
podrán crear en las unidades administrativas correspondientes de su propia
organización otros registros con el fin de facilitar la presentación de
escritos y comunicaciones. Dichos registros serán auxiliares del registro
general, al que comunicarán toda anotación que efectúen.
§ Los asientos se anotarán
respetando el orden temporal de recepción o salida de los escritos y
comunicaciones, e indicarán la fecha del día de la recepción o salida.
§ Concluido el trámite de
registro, los escritos y comunicaciones serán cursados sin dilación a sus
destinatarios y a las unidades administrativas correspondientes desde el
registro en que hubieran sido recibidas.
§ Los registros generales, así
como todos los registros que las Administraciones públicas establezcan para la
recepción de escritos y comunicaciones de los particulares o de órganos
administrativos, deberán instalarse en soporte informático.
§ El sistema garantizará la
constancia, en cada asiento que se practique, de un número, epígrafe expresivo
de su naturaleza, fecha de entrada, fecha y hora de su presentación,
identificación del interesado, órgano administrativo remitente, si procede, y
persona u órgano administrativo al que se envía, y, en su caso, referencia al
contenido del escrito o comunicación que se registra.
§ Asimismo, el sistema
garantizará la integración informática en el registro general de las
anotaciones efectuadas en los restantes registros del órgano administrativo.
§ Cada Administración pública
establecerá los días y el horario en que deban permanecer abiertos sus
registros, garantizando el derecho de los ciudadanos a la presentación de
documentos.
§ Las Administraciones
públicas deberán hacer pública y mantener actualizada una relación de las
oficinas de registro propias o concertadas, sus sistemas de acceso y
comunicación, así como los horarios de funcionamiento.
1.2. Clases de Registros
Los
Registros se clasifican en dos tipos: registros generales y registro
auxiliares.
Tienen
la consideración de oficina de registro general aquellas que ejercen funciones
de recepción y remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones para uno o
varios órganos administrativos. Todo órgano administrativo tendrá asignada una
única oficina de registro general, sin perjuicio de que ésta tenga tal carácter
para varios órganos administrativos.
Existen
en los servicios centrales y en las delegaciones, direcciones o gerencias
provinciales, y en aquellos grandes centros administrativos en los que se
prevea de forma expresa.
1.2.2.Registros auxiliares
Tienen
la consideración de oficinas de registro auxiliares aquellas que, ejerciendo
idénticas funciones y para los mismos órganos administrativos que la oficina de
registro general, se encuentran situadas en dependencias diferentes de aquélla.
De
cada oficina de registro general podrán depender varias oficinas de registro
auxiliares.
Las oficinas de registro auxiliares remitirán copia de la totalidad de los asientos que practiquen a la correspondiente oficina de registro general, siendo esta última la que ejerce funciones de constancia y certificación en los supuestos de litigios, discrepancias o dudas acerca de la recepción o remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones.
1.3. Funciones
Las
oficinas de registro, tanto de carácter general como de carácter auxiliar,
desarrollan las siguientes funciones:
§ La recepción de solicitudes,
escritos y comunicaciones dirigidos a cualquier órgano o entidad de cualquier
Administración pública.
§ La expedición de recibos de
la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones.
§ La anotación de asientos de
entrada o salida de las solicitudes, escritos y comunicaciones; de acuerdo con
lo dispuesto en los apartados 2 y 3 del artículo 38 de la Ley 30/1992, de 26 de
noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento
Administrativo Común.
§ La remisión de solicitudes,
escritos y comunicaciones a las personas, órganos o unidades destinatarias; de
acuerdo con lo dispuesto en el apartado 2 del artículo 38 de la Ley 30/1992, de
26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del
Procedimiento Administrativo Común.
§ La expedición de copias
selladas de los documentos originales que los ciudadanos deban aportar junto
con una solicitud, escrito o comunicación así como el registro de dicha
expedición.
§ La realización de cotejos y
la expedición de copias compulsadas de documentos originales aportados por los
interesados.
§ Cualesquiera otras que se
les atribuyan legal o reglamentariamente.
1.4. Soporte informático
Los
registros generales, así como todos los registros que las Administraciones
Públicas establezcan para la recepción de escritos y comunicaciones de los
particulares o de órganos administrativos, deberán instalarse en soporte
informático.
El
sistema garantizará la constancia, en cada asiento que se practique, de un
número, epígrafe expresivo de su naturaleza, fecha de entrada, fecha y hora de
su presentación, identificación del interesado, órgano administrativo
remitente, si procede, y persona u órgano administrativo al que se envía, y, en
su caso, referencia al contenido del escrito o comunicación que se registra.
Asimismo,
el sistema garantizará la integración informática en el registro general de las
anotaciones efectuadas en los restantes registros del órgano administrativo
1.5. Ordenación
Generalmente
cada uno de los Registros de documentos consta de dos secciones. En una de
ellas, se realizarán los asientos de los documentos, solicitudes y escritos
recibidos. En la otra se asentarán los emitidos para otros órganos así como los
dirigidos a particulares.
1.5.1. Operaciones
Las
operaciones a realizar, con carácter general, son las siguientes:
1. Sobre el escrito se estampará
el sello de registro correspondiente, de recepción o de salida, así como la
fecha y el número de registro de la serie que le corresponda. Debe existir una
serie para los recibidos y otra para los emitidos.
-
La asignación del número debe ser correlativa en su serie y respetar el
orden de presentación o emisión.
-
La estampación debe realizarse en el espacio reservado para ello o en
la primera hoja del escrito, donde no dificulte la lectura de su contenido,
pudiendo ser sustituida por una impresión mecánica que recoja, como mínimo, la
misma información que el sello.
-
Los controles internos no pueden producir nuevos estampillados de
sellos o impresión mecánica de los mismos.
2. En el caso de que el escrito
vaya acompañado de copia, se estampará sobre ésta el sello, la fecha, y en caso
de requerimiento, la hora de presentación.
3. En el caso de que la copia
no se acompañe, siempre que se solicite por el interesado, se emitirá
certificación de la presentación.
4. Posteriormente se realizará
el asiento registral, que, en el caso de los escritos recibidos, debe comprender:
-
Fecha de presentación o de entrada, en su caso.
-
Unidad u órgano de destino.
-
Epígrafe expresivo de su naturaleza.
-
Interesado u órgano remitente.
-
Descripción sucinta del asunto.
-
Órgano donde fue presentado.
-
Hora de presentación.
-
Forma de presentación.
-
Número de registro de recepción.
En el caso de los escritos
emitidos debe comprender:
-
Fecha de salida.
-
Interesado u órgano de destino.
-
Epígrafe expresivo de su naturaleza.
-
Descripción sucinta del asunto.
-
Forma de salida.
-
Número de registro de salida.
Una vez realizado el
asiento, se procederá de la siguiente forma:
1. Los escritos recibidos se
remitirán directamente, sin dilación, a las unidades que tengan que
tramitarlos. En el caso de que no se puedan
identificar se remitirán al responsable del órgano, del centro directivo
o al que éste designe.
2. Si están dirigidas a un
órgano ajeno al registro, se remitirá dentro de las 24 horas siguientes a su
órgano de destino, acompañados de la relación de los documentos que se envían.
3. Los escritos emitidos se
cursarán sin dilación a sus destinatarios.
1.5.2. Operaciones a realizar en el caso de emisión y recepción de
documentos por medios informáticos
Con
carácter general, en estos casos, se procede de la manera siguiente.
§
En el caso de que se trate de emisión de documentos, se extenderá
diligencia expresiva del resultado de la emisión unida al escrito emitido, que
se archivará en el expediente.
§ En el caso de que se trate
de que los interesados soliciten la realización de notificaciones por este
medio, junto al documento de notificación,
se le adjuntará recibo de su recepción, que deberá ser cumplimentado, rubricado
y enviado en el plazo de dos días al registro del órgano emisor para su
incorporación al expediente. Si transcurre este plazo sin que el interesado
remita dicho recibo, se cursará notificación por los medios ordinarios.
2. REQUISITOS EN LA
PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS
2.1.Lugares de presentación
Los ciudadanos tienen derecho a presentar
las solicitudes, escritos y comunicaciones que dirijan a los órganos de
cualquier Administración pública o de las entidades de derecho público
vinculadas o dependientes de ellas, así como la documentación complementaria
que acompañen a aquéllas, en cualquiera de los siguientes lugares del ámbito de
la Administración General del Estado:
a) En las oficinas de registro del órgano
administrativo al que se dirijan.
b) En las oficinas de registro de
cualquier órgano administrativo perteneciente a la Administración General del
Estado, o de los Organismos públicos vinculados o dependientes de aquélla.
c) En las oficinas de correos, en la
forma establecida reglamentariamente.
d) En las representación diplomáticas y
oficinas consulares de España en el extranjero.
e) En cualquier otro que establezcan las
disposiciones vigentes.
Asimismo, los ciudadanos pueden presentar
solicitudes, escritos y comunicaciones dirigidos a la Administración General
del Estado y a sus Organismos públicos en los siguientes lugares:
a) En los registros de las Administraciones
de las Comunicaciones Autónomas.
b) En los registros de las entidades que
integran la Administración local; siempre que previamente se haya suscrito el
correspondiente convenio.
2.1. Medios de presentación
La presentación de solicitudes, escritos,
comunicaciones y documentos en cualquiera de los lugares previstos
anteriormente se podrá efectuar por los siguientes medios:
a) En soporte papel.
b) Por medios informáticos, electrónicos
o telemáticos, de acuerdo con lo previsto en el Real Decreto 263/1996, de 16 de
febrero, por el que se regula la utilización de técnicas electrónicas,
informáticas y telemáticas en la Administración General del Estado.
En determinadas oficinas de registro se
pondrá a disposición de aquéllas personas que pretendan la presentación
simultánea de un número superior a 10 solicitudes, escritos o comunicaciones un
modelo para que relacionen aquéllas, numerándolas y especificando la identidad
de los interesados, los órganos destinatarios así como un extracto de los
contenidos.
2.3. Efectos de la presentación
La fecha de entrada de las solicitudes,
escritos y comunicaciones producirá efectos, en su caso, en cuanto al
cumplimiento de los plazos de los ciudadanos.
La fecha de entrada de las solicitudes,
escritos y comunicaciones a las que se refiere el apartado anterior en las
oficinas de registro del órgano competente para su tramitación producirá como
efecto el inicio del cómputo de los plazos que haya de cumplir la
Administración, y en particular del plazo máximo para notificar la resolución
expresa.
A este respecto, se entiende por registro
del órgano competente para la tramitación cualquiera de los pertenecientes al
departamento competente para iniciar aquélla, con la excepción de los
correspondientes a sus Organismos públicos.
No obstante, en los procedimientos
iniciados a solicitud del interesado cuya tramitación y resolución corresponda
a órganos integrados en el Órgano Central del Ministerio de Defensa, Estado
Mayor de la Defensa y Cuarteles Generales de los Ejércitos, el plazo para
resolver y notificar se contará desde la fecha en que la solicitud haya tenido
entrada en los registros de los citados órganos.
2.4.Modelos y sistemas normalizados de
solicitud
Cuando se estime conveniente para
facilitar a los ciudadanos la aportación de los datos e informaciones
requeridos o para simplificar la tramitación del correspondiente procedimiento,
el órgano competente para su instrucción o resolución podrá establecer modelos
normalizados de solicitud. En todo caso, deberán establecerse tales modelos
cuando concurra la circunstancia señalada en el artículo 70.4 de la Ley
30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones
Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.
Los modelos a los que se refiere el
apartado anterior podrán integrarse en sistemas normalizados de solicitud que
permitan la transmisión por medios telemáticos de los datos e informaciones
requeridos siempre que se garantice el cumplimiento de los requisitos
contemplados en el artículo 45 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de
Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento
Administrativo Común, y en el Real Decreto 263/1996, de 16 de febrero, por el
que se regula la utilización de técnicas electrónicas, informáticas y
telemáticas en la Administración General del Estado. Los sistemas normalizados
de solicitud deberá establecerse por Orden del titular del Ministerio
correspondiente, previo informe favorable del Ministerio de Administraciones
Públicas.
2.5. Recibos de presentación
La expedición de los recibos
acreditativos de la fecha de presentación de cualquier solicitud, escrito o
comunicación, a los que se refiere el artículo 70.3 de la Ley 30/1992, de 26 de
noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento
Administrativo Común, en los lugares señalados en el artículo 2.1 de este Real
Decreto, se efectuará en el mismo momento de la presentación de la solicitud,
escrito o comunicación.
Cuando la solicitud, escrito o
comunicación esté en soporte papel y la presentación se efectúe por el
ciudadano o su representante acompañando una copia, el recibo consistirá en la
mencionada copia en la que se hará constar el lugar de presentación, así como
la fecha.
En este supuesto, el órgano competente
para expedir el recibo deberá verificar la exacta concordancia entre el
contenido de la solicitud, escrito o comunicación original y el de su copia.
Si el ciudadano o su representante no la
aportase, el órgano competente podrá optar por realizar una copia de la solicitud,
escrito o comunicación con iguales requisitos que los señalados en el párrafo
anterior o por la expedición de un recibo en el que además conste el remitente,
el órgano destinatario y un extracto del contenido de la solicitud, escrito o
comunicación.
Cuando
en los supuestos previstos en el Real Decreto 263/1996, de 16 de febrero, por
el que se regula la utilización de técnicas electrónicas, informáticas y
telemáticas en la Administración General del Estado, el ciudadano efectúe la
presentación a través de soportes, medios o aplicaciones informáticas,
electrónicas o telemáticas, el recibo se expedirá de acuerdo con las
características del soporte, medio o aplicación y deberá reunir los requisitos
expresados en los apartados
3. DERECHOS DE LOS
CIUDADANOS EN SUS RELACIONES CON LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
Los ciudadanos, en sus
relaciones con las Administraciones Públicas, tienen los siguientes derechos:
a) A conocer, en
cualquier momento, el estado de la tramitación de los procedimientos en los que
tengan la condición de interesados, y obtener copias de documentos contenidos
en ellos.
b) A identificar a las
autoridades y al personal al servicio de las Administraciones Públicas bajo
cuya responsabilidad se tramiten los procedimientos.
c) A obtener copia sellada
de los documentos que presenten, aportándola junto con los originales, así como
a la devolución de éstos, salvo cuando los originales deban obrar en el
procedimiento.
d) A utilizar las
lenguas oficiales en el territorio de su Comunidad Autónoma, de acuerdo con lo
previsto en esta Ley y en el resto de Ordenamiento Jurídico.
e) A formular
alegaciones y a aportar documentos en cualquier fase del procedimiento anterior
al trámite de audiencia, que deberán ser tenidos en cuenta por el órgano
competente al redactar la propuesta de resolución.
f) A no presentar
documentos no exigidos por las normas aplicables al procedimiento de que se
trate, o que ya se encuentren en poder de la Administración actuante.
g) A obtener información
y orientación acerca de los requisitos jurídicos o técnicos que las
disposiciones vigentes impongan a los proyectos, actuaciones o solicitudes que
se propongan realizar.
h) Al acceso a los
registros y archivos de las Administraciones Públicas en los términos previstos
en la Constitución y en ésta u otras Leyes.
i) A ser tratados con
respeto y deferencia por las autoridades y funcionarios, que habrán de
facilitarles el ejercicio de sus derechos y el cumplimiento de sus
obligaciones.
j) A exigir las
responsabilidades de las Administraciones Públicas y del personal a su
servicio, cuando así corresponda legalmente.
k)
Cualesquiera otros que les reconozcan la Constitución y las Leyes.
4. DERECHOS DE ACCESO A
ARCHIVOS Y REGISTROS PÚBLICOS
Los ciudadanos tienen
derecho a acceder a los registros y a los documentos que, formando parte de un
expediente, obren en los archivos administrativos, cualquiera que sea la forma
de expresión, gráfica, sonora o en imagen o el tipo de soporte material en que
figuren, siempre que tales expedientes correspondan a procedimientos terminados
en la fecha de la solicitud.
El acceso a los
documentos que contengan datos referentes a la intimidad de las personas estará
reservado a éstas, que, en el supuesto de observar que tales datos figuran
incompletos o inexactos, podrán exigir que sean rectificados o completados,
salvo que figuren en expedientes caducados por el transcurso del tiempo,
conforme a los plazos máximos que determinen los diferentes procedimientos, de
los que no pueda derivarse efecto sustantivo alguno.
El acceso a los
documentos de carácter nominativo que sin incluir otros datos pertenecientes a
la intimidad de las personas figuren en los procedimientos de aplicación del
derecho, salvo los de carácter sancionador o disciplinario, y que, en consideración
a su contenido, puedan hacerse valer para el ejercicio de los derechos de los
ciudadanos, podrá ser ejercido, además de por sus titulares, por terceros que
acrediten un interés legítimo y directo.
El ejercicio de los
derechos que establecen los apartados anteriores podrá ser denegado cuando
prevalezcan razones de interés público, por intereses de terceros más dignos de
protección o cuando así lo disponga una Ley, debiendo, en estos casos, el
órgano competente dictar resolución motivada.
El derecho de acceso no
podrá ser ejercido respecto a los siguientes expedientes:
a) Los que contengan
información sobre las actuaciones del Gobierno del Estado o de las Comunidades
Autónomas, en el ejercicio de sus competencias constitucionales no sujetas a
Derecho Administrativo.
b) Los que contengan
información sobre la Defensa Nacional o la Seguridad del Estado.
c) Los tramitados para
la investigación de los delitos cuando pudiera ponerse en peligro la protección
de los derechos y libertades de terceros o las necesidades de las
investigaciones que se estén realizando.
d) Los relativos a las
materias protegidas por el secreto comercial o industrial.
e) Los relativos a
actuaciones administrativas derivadas de la política monetaria.
Se regirán por sus
disposiciones específicas:
a) El acceso a los
archivos sometidos a la normativa sobre materias clasificadas.
b) El acceso a
documentos y expedientes que contengan datos sanitarios personales de los
pacientes.
c) Los archivos
regulados por la legislación del régimen electoral.
d) Los archivos que
sirvan a fines exclusivamente estadísticos dentro del ámbito de la función
estadística pública.
.e) El Registro Civil y
el Registro Central de Penados y Rebeldes y los registros de carácter público
cuyo uso esté regulado por una Ley.
f) El acceso a los
documentos obrantes en los archivos de las Administraciones Públicas por parte
de las personas que ostenten la condición de Diputado de las Cortes Generales,
Senador, miembro de una Asamblea legislativa de Comunidad Autónoma o de una
Corporación Local.
g) La consulta de fondos
documentales existentes en los Archivos Históricos.
El derecho de acceso
será ejercido por los particulares de forma que no se vea afectada la eficacia
del funcionamiento de los servicios públicos debiéndose, a tal fin, formular
petición individualizada de los documentos que se desee consultar, sin que
quepa, salvo para su consideración con carácter potestativo, formular solicitud
genérica sobre una materia o conjunto de materias. No obstante, cuando los
solicitantes sean investigadores que acrediten un interés histórico, científico
o cultural relevante, se podrá autorizar el acceso directo de aquellos a la
consulta de los expedientes, siempre que quede garantizada debidamente la
intimidad de las personas.
El derecho de acceso
conllevará el de obtener copias o certificados de los documentos cuyo examen
sea autorizado por la Administración, previo pago, en su caso, de las
exacciones que se hallen legalmente establecidas.
Será objeto de periódica
publicación la relación de los documentos obrantes en poder de las
Administraciones Públicas sujetos a un régimen de especial publicidad por
afectar a la colectividad en su conjunto y cuantos otros puedan ser objeto de
consulta por los particulares.
Serán
objeto de publicación regular las instrucciones y respuestas a consultas
planteadas por los particulares u otros órganos administrativos que comporten
una interpretación del derecho positivo o de los procedimientos vigentes a
efectos de que puedan ser alegadas por los particulares en sus relaciones con
la Administración.
5. CLASES DE DOCUMENTOS
5.1. Concepto y funciones
Los
documentos administrativos se definen como el soporte material por el que se
materializan los actos administrativos.
Cumple
por tanto dos funciones; por un lado es un instrumento de constatación que
permite comprobar el desarrollo de una actuación administrativa y por otro es
un instrumento de comunicación, ya que los documentos administrativos permiten
la traslación del contenido de los actos a otros órganos o unidades de la
Administración (notas interiores) o a terceros interesados, ya sean personas
jurídicas públicas y privadas o personas
jurídicas naturales.
5.2. Características
Se
pueden apreciar una serie de características que determinan el que un documento
pueda ser calificado como documento administrativo. Son las siguientes:
§ Producen efectos frente a
terceros o en el ámbito de la propia Administración.
§ Son emitidos por un órgano
administrativo. Por tanto quedan excluidos todos los documentos redactados o
creados por los interesados, como las solicitudes, las alegaciones o los
recursos y reclamaciones.
§ Su emisión es válida.
Los
documentos administrativos más relevantes para nuestro estudio, son aquellos
emitidos en el marco del procedimiento administrativo, entendiendo que no son
los únicos que pueden ser emitidos por la Administración, puesto que otro grupo
que analizaremos en otro apartado de este tema, sirve para reflejar la
existencia de un documento anterior, del que el segundo es sólo una
constatación, denominado copia o los
certificado administrativo.
5.3. Clasificación
Teniendo
en cuenta esa apreciación clasificamos los documentos administrativos en los
siguientes grupos, según distintos puntos de vista:
§ Documentos administrativos
emitidos en el marco de los procedimientos administrativos.
§ Documentos de decisión:
resoluciones y acuerdos.
§ Documentos de transmisión:
notificaciones, publicaciones, oficios y notas interiores.
§ Documentos de constancia:
actas y certificados.
§ Documentos de juicio:
informes
§ Documentos administrativos
de constatación de otro anterior (copias)
5.3.1. Documentos del procedimiento administrativo
Se
pueden clasificar asimismo en:
§ Documentos administrativos
de iniciación.
§ Documentos administrativos
de instrucción.
§ Documentos administrativos
de terminación.
5.3.1.1. Documentos de iniciación
Podemos
encontrar los siguientes documentos de iniciación:
§
Acuerdo de iniciación: documento
por el que se inicia un procedimiento administrativo de oficio.
§
Requerimiento de subsanación de defectos: documento a través del cual se comunica al
interesado en un procedimiento que la solicitud por el presentada no reúne
todos los requisitos o no acompaña todos los documentos que se exigen en la
normativa correspondiente, por lo que se notifica esta incidencia a efectos de
que subsane tal deficiencia en un plazo determinado, ya que de lo contrario se
considera que ha desistido y el procedimiento se archiva, terminando su tramitación.
§
Petición de mejora voluntaria de la solicitud: documento puede ser
utilizado en aquellos procedimientos que se han iniciado a solicitud del
interesado, y en el que el órgano competente aprecia que la solicitud recibida
puede ser modificada o mejorada voluntariamente por el interesado por
considerarlo conveniente para el desarrollo del procedimiento.
§
Acuerdo de adopción de medidas provisionales: acuerdos que se adoptan en
aquellos procedimientos administrativos en los que se quiere, existiendo
elementos de juicio para ello, asegurar los efectos de la resolución que en su
día se dicte y para ello el órgano administrativo competente acuerda las
oportunas medidas provisionales que estarán vigentes durante el tiempo que dure
el procedimiento.
§
Acuerdo de acumulación de procedimientos: se da en aquellos supuestos
en que se detecta que por tener elementos comunes dos o más procedimientos
administrativos.
§
Acuerdo de práctica simultánea de trámites: documento en el que se
notifica a las personas interesadas en un procedimiento que se van a llevar a
cabo varios trámites en un mismo acto al tener entre ellos una naturaleza
similar, en aplicación del principio de celeridad procedimental.
5.3.1.2. Documentos de instrucción
Son
los siguientes:
§
Acuerdo de apertura de periodo de prueba: documento a través del cual
el órgano competente en la tramitación de un procedimiento notifica a las
personas interesadas en el mismo que se abre un período probatorio, en el que
se practicarán pruebas para acreditar los hechos que se valoran en el
procedimiento.
§
Acuerdo de práctica de prueba: documento a
través del cual el órgano competente en la tramitación de un procedimiento
comunica a las personas interesadas en el mismo, el día, hora y lugar en que se
llevaran a cabo las pruebas cuya práctica se ha acordado en el procedimiento.
§
Acuerdo de rechazo de proposición de prueba: documento a través del cual el órgano
competente en la tramitación de un procedimiento rechaza las pruebas que han
sido propuestas por el interesado o interesados en el procedimiento,
notificando esta circunstancias a los mismos e indicando los motivos de ese
rechazo
§
Oficio de petición de informes: los oficios son documentos que se utilizan para la
comunicación entre unidades y órganos administrativos, en concreto con este
tipo de oficio se solicitan informes para dictar la resolución de un procedimiento.
§
Citación de comparecencia: la citación es una notificación a través de la cual
se le comunica al interesado o interesados en un procedimiento que han de
comparecer ante las oficinas públicas, indicándose al efecto el lugar, fecha,
hora y objeto de la comparecencia, así como las consecuencias que acarrea el no
personarse en las citadas dependencias.
§
Concesión del trámite de audiencia:
documento a través del cual se notifica al interesado o interesados en
un procedimiento que se ha iniciado el trámite de audiencia.
§
Acuerdo de apertura del periodo de información pública: documento a través del cual se notifica al
interesado o interesados en un procedimiento la decisión del órgano competente
de abrir un periodo de información pública para dar a conocer a cualquier
persona que este interesada los trámites de un procedimiento, para ello se
determina, un lugar un plazo y un horario, durante el cual se podrán presentar
las alegaciones que se estimen convenientes.
§
Acuerdo de ampliación de plazos: documento por el que el órgano competente en la
tramitación de un procedimiento notifica al interesado o interesados en el
procedimiento que se han ampliado los plazos que legalmente están establecidos
para resolver el mismo, ello siempre y cuando no se perjudiquen derechos de
terceras personas y las circunstancias del procedimiento así lo aconsejen.
§
Acuerdo de tramitación de urgencia:
documento por el que el órgano competente en la tramitación de un
procedimiento acuerda bien de oficio o bien a solicitud del interesado la
reducción a la mitad de los plazos establecidos legalmente para la resolución
un procedimiento.
§
Acreditación de la notificación: es una diligencia a través de la cual consta que se
ha practicado la notificación al interesado o interesados en la tramitación de
un procedimiento de un determinado acto o actos.
5.3.1.3. Documentos de terminación
Son
aquellos documentos que constatan la terminación de un procedimiento
administrativo por cualquiera de las causas que reconoce el ordenamiento
jurídico. Los estudiamos a continuación.
§
Acuerdo de caducidad por causa imputable al interesado: se adopta en aquellos
procedimientos iniciados a solicitud del interesado y que por motivos
imputables al mismo el procedimiento ha quedado paralizado durante un tiempo
superior al establecido legalmente.
§
Acuerdo de caducidad por paralización del procedimiento iniciado de
oficio: se
adopta en aquellos procedimientos que se han iniciado de oficio y en los cuales
no se ha dictado resolución expresa en el plazo que esta establecido normativamente
ni tampoco en el plazo de treinta días desde el vencimiento del plazo en que
debió ser dictada. Solo se da en aquellos supuestos de procedimientos iniciados
de oficio y que no produzcan actos favorables para los ciudadanos.
§
Resolución: documento administrativo que recoge las decisiones del órgano
competente que pone fin a un procedimiento, resolviendo todas las cuestiones
planteadas en el mismo.
§
Resolución de inadmisión: documento
que recoge las decisiones del órgano competente en cuanto a la inadmisión de
una solicitud de reconocimiento de derechos que no están previstos en el
Ordenamiento Jurídico o son manifiestamente carentes de fundamento.
§
Documento acreditativo del silencio: documento que se expide a petición del
interesado cuando la misma no ha dictado resolución a un procedimiento en el
plazo legalmente establecido.
§
Acuerdo de suspensión de la ejecución de un acto: este acuerdo lo adopta el órgano
administrativo competente, bien de oficio o a solicitud del interesado, en
aquellos procedimientos en los que la ejecución de la resolución pudiera causar
perjuicios de imposible o difícil reparación para lo cual pueden adoptarse las
medidas cautelares necesarias.
5.3.1.4. Documentos de decisión
Son
aquellos que contienen una declaración de voluntar de un órgano administrativo
sobre materias de su competencia.
Se
clasifican en acuerdos y resoluciones.
§
El acuerdo es el documento administrativo que recoge las decisiones
adoptadas por los órganos competentes sobre la iniciación y las cuestiones que
se suscitan en la tramitación de un procedimiento antes de la resolución del
mismo.
§
Las resoluciones contienen las decisiones del órgano competente que
pone fin al procedimiento administrativo, resolviendo todas las cuestiones que
se han planteado en el mismo.
5.3.1.5. Documentos de transmisión
Son
aquellos documentos que comunican la existencia de hechos o actos a otras
personas u órganos.
Se
pueden clasificar de la siguiente manera:
§
Documentos dirigidos a los ciudadanos o a entidades privadas: notificaciones
y publicaciones.
§
Documentos dirigidos a órganos o unidades administrativas: oficio y
nota interior.
Las
notificaciones son los documentos por los que la Administración comunica a un
interesado una resolución o un acuerdo.
Las publicaciones consisten en insertar un acto
administrativo en un diario oficial, tablón de anuncios o medio de comunicación
para su conocimiento por los interesados.
El oficio es el documento que se utiliza para la
comunicación entre órganos o unidades pertenecientes a diferentes
Administraciones Públicas, a diferentes entidades o departamentos, y dentro de
éstos, a diferentes órganos superiores.
La nota interior es el documento que se utiliza para
la comunicación entre órganos o unidades que pertenecen a un mismo órgano o
unidad.
5.3.1.6. Documentos de constancia
Se
definen como aquellos que contienen una declaración de conocimiento de in
órgano administrativo cuya finalidad es la acreditación de actos, hechos o
efectos jurídicos.
Se
clasifican en actas y certificados.
§
Las actas son los documentos que acreditan hechos, circunstancias,
juicios o acuerdos.
§
Los certificados acreditan hechos o situaciones de carácter
administrativo que pueden surtir efectos en un procedimiento administrativo o
en las relaciones jurídico privadas.
5.3.1..7 Documentos de juicio
Son
los documentos que contienen una declaración de juicio de un órgano
administrativo, o de una persona física o jurídica pública o privada, sobre las cuestiones de
hecho o de derecho que sean objeto de un procedimiento administrativo.
Los
documentos de juicio clásicos son los informes, que a su vez pueden ser:
§
Por la obligación de resolverlos: preceptivos.
§
Por la discrecionalidad en su solicitud: facultativos.
§
Por la vinculación de su contenido:
vinculantes.
§
Por la libertad de vinculación: no vinculantes.
5.3.2. Documentos de los ciudadanos
Se
denominan documentos de los ciudadanos a todos aquellos escritos dirigidos a la
Administración por parte de un ciudadano, ya sea en el marco o no de un
procedimiento administrativo, y estén o no sujetos a las normas
administrativas, ya que en el caso de que tengan forma o fondo defectuosa
deberá ser admitido por aquélla, aunque deba indicar al administrado la
necesidad de subsanación del mismo.
La
clasificación más relevante de documentos administrativos, hace referencia a la
existencia de los siguientes tipos de documentos de los ciudadanos:
§ Solicitudes
§ Denuncias
§ Alegaciones
§ Recursos
§ Peticiones
§ Reclamaciones
Otras clasificaciones
inciden en el tipo de documento que pueden presentar los ciudadanos en función
de las distintas fases del procedimiento administrativo. Así tenemos los
siguientes:
§ Fase de preiniciación: solicitudes y denuncias.
§ Fases de iniciación,
instrucción y terminación: alegaciones.
§ Fase postprocedimental:
recursos administrativos.
En
cuanto a su redacción, no existen normas generales aplicables. La Ley 30/1992,
26 de noviembre, recoge exclusivamente la obligatoriedad de respetar unos
ciertos requisitos formales en el caso de la presentación de solicitudes y de
recursos.
En
el resto de casos, será sólo necesario respetar una serie de extremos formales
y generales. Son los siguientes:
§ Identificación del emisor y
del destinatario: a ese fin habrá de consignarse la identificación de ambos,
mediante nombre, apellidos y documento nacional de identidad, en aquellos casos
en los que sea obligado citar ese dato. La identificación del destinatario se
realiza mediante el señalamiento de la denominación del órgano administrativo
correspondiente (no es necesario el uso de fórmulas especiales de tratamiento).
§ Identificación de los
lugares y medios de notificación preferentes.
5.3.2.1. Solicitudes
Son
documentos presentados por los ciudadanos que dan lugar al inicio de un
procedimiento administrativo.
Las
solicitudes que se formulen deberán contener:
§ Nombre y apellidos del
interesado y, en su caso, de la persona que lo represente, así como la
identificación del medio preferente o del lugar que se señale a efectos de
notificaciones.
§ Hechos, razones y petición
en que se concrete, con toda claridad, la solicitud.
§ Lugar y fecha.
§ Firma del solicitante o
acreditación de la autenticidad de su voluntad.
§ Órgano, centro o unidad
administrativa a la que se dirige.
En
el caso de que no se indique alguno de los extremos anteriores, se debe indicar
al interesado, para que subsane los defectos en el plazo de diez días, así como
formular la advertencia que de no hacerlo se le tendrá por decaído en su
derecho y se procederá al archivo del expediente.
Las
solicitudes pueden ir acompañadas de elementos para completar su contenido, ya
sean o no requeridos por la normativa aplicable al procedimiento o asunto de
que se trate, debiendo ser admitidos por el órgano receptor de la solicitud y
tenidos en cuenta por los órganos gestores.
Las
solicitudes, escritos y comunicaciones que los ciudadanos dirijan a los órganos
de las Administraciones públicas podrán presentarse:
§ En los registros de los
órganos administrativos a que se dirijan.
§ En los registros de
cualquier órgano administrativo, que pertenezca a la Administración General del
Estado, a la de cualquier Administración de las Comunidades Autónomas, o a la
de alguna de las entidades que integran la Administración Local si, en este
último caso, se hubiese suscrito el oportuno convenio.
§ En las oficinas de Correos,
en la forma que reglamentariamente se establezca.
§ En las representaciones
diplomáticas u oficinas consulares de España en el extranjero.
§ En cualquier otro que
establezcan las disposiciones vigentes.
5.3.2.2. Denuncias
Son
documentos administrativos que pueden o no, ser presentados por los ciudadanos
y que dan lugar al inicio de un procedimiento administrativo, ya sea o no
sancionador, como consecuencia de la puesta en conocimiento de algún hecho
concreto, a un órgano administrativo competente.
La
presentación de una denuncia no implica que quien la presente vaya a adquirir
la condición de interesado, en el caso de que la denuncia dé lugar a la
iniciación de un procedimiento, ello sólo ocurrirá si el denunciante es titular
de derechos subjetivos o intereses legítimos que puedan verse afectados por la
resolución que se dicte al finalizar el procedimiento.
En
cuanto a su contenido se aplican las reglas antiformalistas, es decir, no se
exige en la normativa actual, ningún tipo de requisito formal para cumplimentar
una denuncia. No obstante, se pueden señalar los siguientes extremos como
básicos en el contenido de una denuncia:
§ Identificación de los
denunciantes
§ Identificación de posibles
interesados en el procedimiento
§ Exposición de hechos, lugar
y fecha en que se produjeron
§ Solicitud, si procede, de
inicio de procedimiento administrativo
§ Indicación del lugar y
medios preferentes de notificación
5.3.2.3.Alegaciones
Se
definen como documentos administrativos presentados por los interesados en un
procedimiento mediante el que se aportan a los órganos responsables del mismo,
datos o valoraciones de carácter fáctico o jurídico para su consideración a las
que pueden acompañarse otros documentos, que como en el resto de casos que
estamos tratando, deberán ser admitidos por el órgano receptor y tenidos en
cuenta por el órgano gestor del procedimiento.
Los
escritos de alegaciones pueden ser documentos ordinarios de alegaciones o
documentos de alegaciones en el trámite de audiencia.
Los
escritos ordinarios de alegaciones se presentan en cualquier momento anterior
al trámite de audiencia,, sin tener restricciones ni en cuanto a su contenido
ni en cuanto al momento de su presentación.
Los
escritos de alegaciones presentados en el trámite de audiencia se encuentra
limitada al momento procedimental del trámite de audiencia, pero tampoco cuenta
con requisitos formales algunos.
5.3.2.4.Recursos
Los
recursos administrativos se definen como aquellos documentos presentados por
los ciudadanos en los que éstos impugnan un acto administrativo que afecta a
sus derechos o intereses legítimos, solicitando su anulación por considerar que
incurre en algún defecto que lo hace objeto de nulidad o anulabilidad.
La
interposición del recurso deberá expresar:
§ El nombre y apellidos del
recurrente, así como la identificación personal del mismo.
§ El acto que se recurre y la
razón de su impugnación.
§ Lugar, fecha, firma del
recurrente, identificación del medio y, en su caso, del lugar que se señale a
efectos de notificaciones.
§ Órgano, centro o unidad
administrativa al que se dirige.
§ Las demás particularidades
exigidas, en su caso, por las disposiciones específicas.
El
error en la calificación del recurso por parte del recurrente no será obstáculo
para su tramitación, siempre que se deduzca su verdadero carácter.
Los
vicios y defectos que hagan anulable un acto no podrán ser alegados por quienes
los hubieren causado.
5.3.2.5.Peticiones
Se
realizan en ejercicio del derecho fundamental de petición reconocido a los
ciudadanos en la Constitución a través de su artículo 29.
La
redacción de peticiones no está sometida a ningún tipo de requisito formalista,
siendo suficiente la identificación del peticionario, del órgano al que se
dirige y de las bases y motivos de su petición.
La
diferencia básica que mantiene con la solicitud estriba en que la solicitud
está basada jurídicamente en un derecho del ciudadano a la obtención del objeto
de la solicitud, de forma que al comprobarse su adecuación con el ordenamiento
jurídico, se autorizará o en caso contrario, se denegará. La petición está
basada sin embargo en la concesión graciable del objeto de la misma, que queda
en manos del poder discrecional del órgano al que se dirige.
De
lo anterior se deduce que la presentación de solicitudes dará siempre lugar a
la apertura de un procedimiento administrativo, ya que nace la obligación para
la Administración de resolver, mientras que de la presentación de una petición
no nace ningún tipo de obligación para el órgano al que se dirige.
5.3.2.6.Reclamaciones
Las
reclamaciones son documentos de los ciudadanos que se pueden presentar al
margen de un procedimiento administrativo. Se definen como las quejas o
denuncias presentadas por cualquier persona, ya sea natural o jurídica que, en
sus relaciones con la Administración considere que ha sido objeto de
desatención, tardanza o cualquier otra anomalía consecuencia de un supuesto mal
funcionamiento de los servicios.
[1] En el ámbito de la Administración General del Estado, la normativa básica se contiene en el Real Decreto 772/1999, de 7 de mayo, por el que se regula la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones ante la Administración General del Estado, la expedición de copias de documentos y devolución de originales y el régimen de las oficinas de registro.